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大型会议如以国际组织、国家政府部门、贸促机构、工商会、集团公司等为主办者的会议，他们大多有相应的部门或人员专门从事会议工作并有固定的决策程序，会议策划的环节相对也比较规范合理。对于小的公司而言，可能策划的环节会比较简单。连续参加或者连续举办的会议决策过程可以比较简单些，这一方面体现组织者政策和战略的连续性，另一方面也反映出这些会议项目合适、效果好。对于这些项目，组织者无须再作决策，只要在局部或细节上加以调整即可。但对于初次举行的项目，组织者应该充分调研，全面考虑，慎重选择，只有加强决策的科学性，才能避免盲目性。
一般来说，一份完整的会议策划，基本上包括策划者、策划对象、策划依据、策划方案和策划效果评估等要素。
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