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4.6外来记录的控制
外来的记录（如供应商提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告等）由相关部门保存，如果没有特别规定保存期为7年。
4、7档案室由办公室负责管理，存档文件由档案员负责编号存档，保管。
5质量记录标记、收集和编目
5.1 所有质量记录表、卡、帐的开头均采用醒目的标题及其代号作为标记。
5.2 各归口部门指定专职人员负责收集有关质量记录，并分类和按编号或日期顺序装订成册（原装成册的记录本除外），装订要整齐牢固，在封面标明记录号和记录名称、份数、保存地点、保存期限、编目和收集日期等。
5.3 所有质量记录的收集时间可按季、半年、年进行，必要时可随时收集。
5.4 对各类质量记录要认真保管爱护，不得随便撕毁丢失。有关责任人要及时收集、整理并按规定做好接送工作。
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